Projektets startmöte är det bästa tillfället för projektledarna att sätta rätt ton för de kommande veckorna och månaderna. Det finns inga budget- eller planeringsfrågor att ta itu med (åtminstone för tillfället) och inga ändringsorder som kan skapa spänningar eller förvirring. Projektgruppen och andra intressenter ser fram emot att projektet ska börja och lyssnar noga på varje ord du säger.
Det bästa sättet att sätta projektet på rätt kurs är att komma till startmötet med en gedigen agenda och tydligt kommunicera den information som teamet kommer att behöva. De delar som beskrivs nedan kan hjälpa dig att bygga upp ett ramverk som gör varje projektstartmöte till en framgång.
1. Introduktioner
Särskilt på företagsnivå tenderar projekt att involvera flera företag, affärsenheter och avdelningar, så du kan inte räkna med att alla känner varandra i förväg. Om du tar en kort stund för att presentera varje person under uppstartsmötet kan det bidra till att skapa en lugnare stämning i rummet och en mer samarbetsinriktad atmosfär, särskilt eftersom det är ett möte som de flesta som är involverade i projektet kommer att närvara vid.
2. Sammanfattning
Du kan inte heller räkna med att alla i rummet är väl insatta i projektet i förväg. De ledande intressenterna, om de deltar i mötet, har troligen för mycket annat att göra, och du kanske också har nya teammedlemmar som för första gången lär sig om projektet. Ta några minuter i början av mötet för att ge en sammanfattning av projektets affärsidé och de allmänna målen som det är tänkt att uppfylla.
3. Omfattning och resultat
Alla punkter på dagordningen under startmötet bör vara ganska övergripande, men om du ska gå in på detaljer är det här du ska göra det. Se till att alla förstår vad som ingår och inte ingår i projektets omfattning, och vilka resultat som projektgruppen förväntas leverera i slutet av projektet.
4. Roller och ansvar
När du har tagit upp projektets mål och resultat, identifiera varje grupp, team eller individ som kommer att arbeta med (eller övervaka) projektet och ge en kort beskrivning av deras ansvarsområden i varje projektfas. Om alla förstår vad som förväntas av dem behöver du inte ägna tid åt att senare svara på onödiga check-in-mejl.
5. Tidslinjer
Ett startmöte är vanligtvis inte rätt tillfälle att gå in på specifika tidsfrister eller uppdrag, men det är viktigt att kommunicera projektets tidsplan på hög nivå, inklusive alla milstolpar eller beslutspunkter för att gå eller inte gå.
6. Planer för kommunikation och möten
Innan mötet avslutas bör du ge intressenterna information om kommunikationskanaler, mötesplaner och projektledningsteknik som du kommer att använda för att hantera projektet. Se till att ange alla länkar, telefonnummer eller andra uppgifter som projektgruppen behöver för att delta i möten eller få tillgång till projektinformation.
Om du behöver hjälp på vägen kan Planview AdaptiveWorks innovativa projektledningslösningar hjälpa dig att lyckas med dina projekt, från startmötet till den slutliga avslutningen.
