Logiciel de planification de projet : 3 Questions cruciales pour choisir la bonne solution
Le crooner légendaire Frank Sinatra - ainsi que des légions d'invités de mariage ivres qui se considéraient (malheureusement) comme des superstars du karaoké - ont entonné la chanson épique "My Way", qui contient les paroles caractéristiques "regrets, j'en ai eu quelques-uns ; mais là encore, trop peu pour les mentionner". Eh bien, lorsqu'il s'agit de choisir un logiciel de planification de projet, certains dirigeants d'entreprise du monde entier ont plus que quelques regrets à formuler. En fait, ils sont rongés par le remords, car la solution qu'ils ont choisie s'est avérée être un passif au lieu d'un actif.
Heureusement, cette misère n'est pas permanente et peut être corrigée. Mieux encore, elle peut être évitée pour commencer - à condition toutefois que les décideurs fassent preuve de diligence raisonnable pendant la phase d'évaluation et d'appréciation. Plus précisément, voici trois questions cruciales qui permettent de distinguer les solutions du meilleur logiciel de planification de projet des prétendants.
1. Le logiciel de planification de la gestion de projet favorise-t-il la productivité ?
Alors que nous sortons de la pandémie, les entreprises qui prospèrent et montrent la voie ne réduisent pas sans cesse leurs coûts et la taille de leur personnel. Ils se concentrent plutôt sur les moyens de maximiser le temps de chaque employé, afin qu'il puisse être aussi productif que possible - qu'il travaille au bureau de l'entreprise, dans un bureau à domicile, ou de plus en plus un mélange des deux (alias. main-d'œuvre hybride). Un logiciel de planification de projet qui favorise la productivité coche toutes les cases suivantes :
- Connecte les équipes, aligne les communications et améliore la collaboration.
- Prend en charge un éventail de préférences et de styles de travail, notamment Gestion de projet agile.
- Permet aux équipes de développer des processus personnalisés pour maximiser les performances et l'efficacité, sans compromettre les normes et la gouvernance générales.
- Remplace les systèmes de l'environnement qui sont redondants.
- Automatise les tâches répétitives afin que les employés puissent se concentrer sur les priorités à forte valeur ajoutée.
- Gardez les parties prenantes externes (par exemple clients, sponsors, fournisseurs, vendeurs, etc.) informés tout au long du cycle de vie du projet.
2. Le logiciel de planification de la gestion de projet favorise-t-il la visibilité ?
La chose la plus importante que les dirigeants doivent déterminer n'est pas seulement si les gens travaillent, mais si cet effort collectif porte ses fruits et se traduit par des résultats tangibles, pertinents et significatifs. La clé qui déverrouille cette enquête est la visibilité. Un logiciel de planification de projet offre une visibilité à 360 degré et établit une source unique de vérité fait tout ce qui suit :
- Veille à ce que le travail soit aligné sur les priorités de l'organisation et à ce que les ressources soient optimisées.
- Relie les mesures de performance à l'exécution du projet.
- Facilite la planification des risques et des contingences en raison de changements imminents ou potentiels.
- Centralise l'accès aux données en temps réel dans tous les flux de travail et pour tous les types de travaux.
- S'intègre à d'autres systèmes essentiels à la mission dans l'environnement (par ex. financiers, CRM, SIRH) pour fournir un contexte plus riche.
- Veille à ce que la visibilité s'étende à toutes les données liées au travail, et inclut un accès autorisé pour toutes les parties prenantes externes pertinentes.
3. Le logiciel de planification de la gestion de projet favorise-t-il l'adaptabilité ?
La capacité d'adaptation était importante avant la pandémie. Aujourd'hui, cependant, elle est fondamentalement essentielle à la survie. Il n'a jamais été aussi crucial de s'adapter et de pivoter afin de soutenir de nouveaux modèles commerciaux, de gérer et d'atténuer les risques, et de fournir de la valeur à la lumière des demandes en constante évolution des clients. Le bon logiciel de planification de projet favorise l'adaptabilité en permettant aux entreprises de :
- Évaluer et affiner continuellement les stratégies et les priorités, afin de répondre aux nouveaux besoins du marché.
- Reliez les objectifs à l'exécution, tout en aidant les équipes à rester concentrées sur les résultats de l'entreprise - ce qui est non seulement vital pour maximiser les résultats, mais optimise également l'engagement puisque les membres de l'équipe peuvent voir comment leurs efforts contribuent au succès global.
- Réalignez le travail et l'allocation des ressources en raison de l'évolution des priorités, mais de manière contrôlée plutôt que chaotique.
- Définir et suivre les performances et les progrès par rapport aux paramètres pertinents et aux indicateurs clés de performance.
- Introduire de nouveaux flux de travail et processus - mais sans provoquer de retards ni engendrer de coûts de fournisseurs.
- Minimisez les redondances, tout en augmentant à la fois la fiabilité des données et l'accès aux données en temps réel.
Conseils supplémentaires pour choisir le meilleur logiciel de planification de projet
Tout en répondant aux questions critiques mentionnées ci-dessus, les évaluateurs et les décideurs doivent également s'assurer que les solutions logicielles de planification de projet figurent sur leur liste restreinte :
- Accélère le time-to-value grâce à des outils tels que des rapports, des tableaux de bord et des modèles prêts à l'emploi, qui peuvent tous être personnalisés pour répondre aux besoins spécifiques de l'équipe.
- Prend en charge plusieurs options de localisation telles que la devise, la langue et les fuseaux horaires.
- Assure une sécurité robuste des informations pour les données au repos et en mouvement, et adhère aux normes et protocoles de conformité pertinents (par ex. GDPR, UK G-Cloud, ISO/IEC 27001:2013, SOC 2, SSAE 16, etc.)
- est soutenu par des experts compétents et réactifs qui connaissent parfaitement le logiciel de planification de projet.
Logiciels de planification de projet gratuits ou payants
Les économistes se plaisent à rappeler que "le repas gratuit n'existe pas". Au niveau de l'entreprise, il n'existe pas non plus de logiciel de planification de projet gratuit. Toute soi-disant solution offerte gratuitement ne peut tout simplement pas faire tout ce dont les entreprises ont besoin. Dans les semaines, les jours, les heures ou peut-être même les minutes qui suivent la mise en œuvre, au lieu de la clarté, les équipes seront confrontées à la confusion, au conflit et au chaos - et il sera impossible de stimuler la productivité, l'adaptabilité et la visibilité.
En résumé
Que l'objectif soit de planifier un projet de logiciel, un projet de construction, un projet de marketing, un projet d'ingénierie - ou toute autre chose dans le paysage commercial - l'importance d'un logiciel de planification de projet exceptionnel ne peut être sous-estimée. En se concentrant sur les solutions qui favorisent la productivité, la visibilité et l'adaptabilité - et en évitant celles qui ne le font pas - les entreprises feront un choix qui sera gratifiant, et non regrettable.
Maintenant... que les décideurs décident de célébrer leur choix judicieux en régalant leurs collègues avec une interprétation fougueuse de "My Way" est un choix entièrement personnel - bien que ce ne soit peut-être pas la meilleure idée (du moins pas sans quelques leçons de chant et de nombreux avertissements).
