Il y a un tas de choses qui rendent la gestion du projet plus difficile, plus risquée et (beaucoup) plus stressante qu'elle ne doit l'être. J'ai une liste mentale de choses dont je pourrais volontiers me passer. Sans doute en avez-vous une aussi. Il y a de fortes chances que nos listes soient étonnamment similaires.
Cependant, il existe une chose qui est plus exaspérante, insupportable et menaçante pour la santé mentale du chef de projet, et le succès du chef de projet , que n'importe quoi d'autre.
Cette chose est plus dangereuse que d'essayer de partager le personnel de projet avec un supérieur hiérarchique colérique qui ne joue pas bien avec les autres.
Cette chose est plus effrayante que d'avoir un sponsor de projet qui vous envoie un e-mail à 5:30 du matin et qui commence la conversation par : "Je viens de faire un rêve incroyablement vivant sur ce que nous devrions commencer à faire sur le projet..."
Cette chose est plus intolérable que de se faire dire que votre robuste logiciel de gestion de projet en ligne se compose de : courrier électronique, feuilles de calcul, oh, et vous pouvez utiliser le tableau blanc dans la salle de conférence si vous le souhaitez (assurez-vous simplement de l'effacer lorsque vous avez terminé).
Alors quelle est cette terrible chose ?
Je vais attendre que vous retiriez les enfants de la pièce. Mieux vaut demander à toute personne au cœur fragile de partir également.
C'est parti : La croyance persistante veut que la planification du projet soit une étape de la gestion de projet. Moi, et tous les chefs de projet qui ont vécu les dégâts causés par ce mythe fou, je vous assure que ce n'est PAS le cas.
En d'autres termes, la planification du projet n'est pas une étape qui vient après le "lancement du projet" ou la "constitution de l'équipe de projet" ou quoi que ce soit d'autre. Il ne s'agit pas d'un arrêt linéaire sur les montagnes russes de la gestion de projet. Pourquoi ? Il y a deux raisons qui sont si précieuses, qu'elles devraient être des affirmations qui vous saluent chaque matin et avant de vous coucher le soir :
1. Une dose crédible de planification de projet doit avoir lieu AVANT que le projet ne commence même à s'appeler un projet.
Et par "crédible", je veux dire qu'il doit y avoir un effort contentieux de la part des principales parties prenantes pour s'assurer que le projet doit exister, qu'il a de bonnes chances de survivre si/quand il existe, et qu'il y a des systèmes de soutien en place pour maintenir ses acquis (c'est-à-dire le produit du projet) en vie après qu'il ait cessé d'exister.
Si cette quantité crédible de planification n'est pas faite avant que le projet ne commence à faire ses premiers pas (c.-à-d. assemblée d'équipe, etc.), alors les conséquences peuvent et sont souvent graves. Il est nettement préférable - lire : moins cher, plus simple, plus sûr, plus heureux - de faire cette planification initiale le plus tôt possible, plutôt que d'essayer de l'intégrer à un projet existant.
Naturellement, vous ne disposerez pas des détails nécessaires pour élaborer un plan de projet solide - et ce n'est pas ce que vous faites. Il s'agit plutôt de sentir les "quatre coins" du projet. Une fois que vous avez une idée générale de leur emplacement (et qu'il y a bien quatre coins), vous êtes prêt à passer à vos chères étapes de gestion de projet.
2. La planification du projet doit avoir lieu TOUT AU LONG du projet.
Encore une fois, nous revenons à la croyance erronée que la planification de projet est une étape. Cette idée est soignée, ordonnée, et il est amusant de prendre une grosse marque rouge épaisse et de mettre un "X" géant à travers les mots "plan de gestion de projet" sur une liste de choses à faire. Malheureusement, la réalité n'est pas aussi commode. Du moins pas dans la gestion de projet.
Au contraire, la planification est un engagement continu qui doit être intégré tout au long du projet. Les choses changent. Des opportunités se présentent. Les risques aussi. Les projets qui survivent en respectant la portée, le budget et les délais (c'est-à-dire moins de 10% d'entre eux !) sont suffisamment flexibles pour répondre aux changements inévitables. Si vous pensez que la planification du projet est "faite" et se trouve quelque part dans un dossier ou un cahier, vous ne pourrez pas vous adapter - car vous serez enfermé dans votre plan.
Maintenant, ces deux points étant dits, évitons de créer un nouveau malentendu : celui selon lequel il n'est pas nécessaire d'avoir un plan de projet complet. Oui, bien sûr, c'est nécessaire. Et donc le conseil ici n'est pas de se débarrasser d'un plan de projet. C'est que la planification de projet, en tant que concept et en tant qu'activité, ne correspond pas à une "étape" précise. On peut dire que vous n'avez jamais fini de planifier tant que le projet n'est pas terminé (et comme dans certains films d'horreur, vous devez vraiment vous assurer que c'est terminé avant de supposer que c'est terminé...).
Ainsi, la prochaine fois que vous rencontrerez une méthodologie de projet bien ficelée qui sous-entend ou parfois même affirme carrément que la planification du projet est une étape qui intervient quelque part après le lancement du projet et avant sa clôture, respirez profondément, serrez votre balle anti-stress et rappelez-vous la sagesse gagnée au combat ci-dessus : Oui, la planification de projet est une partie essentielle d'un projet. Oui, il existe un élément tangible appelé plan de projet qui sera intégré dans votre logiciel de gestion de projet. Mais la planification du projet n'est pas une étape, et vous n'avez jamais fini.
(Et pendant que vous êtes proactif, il est peut-être temps de commander plus de balles anti-stress).
