Lorsque l'on réduit la gestion de projet à ses moindres détails, les chefs de projet ont tous le même objectif essentiel : réaliser les choses avec les ressources dont ils disposent. Que vous soyez un chef de projet accidentel chargé de superviser diverses opérations ou un chef de projet professionnel en charge de plusieurs équipes à travers le monde, c'est à vous de veiller à ce que les tâches soient achevées dans les délais.
La nature de chaque projet est différente, et les stratégies qui fonctionnent pour le chef de projet accidentel d'une petite entreprise peuvent ne pas être très utiles pour les chefs de projet travaillant pour des sociétés mondiales. Chaque projet présente un ensemble unique de défis basés sur :
- La taille du projet
- Le nombre d'équipes impliquées
- Le type d'industrie
Cependant, un défi majeur auquel la plupart des chefs de projet sont confrontés dans tous les secteurs d'activité est l'optimisation de la collaboration. En d'autres termes, les équipes ont des difficultés à se coordonner et à travailler ensemble pour accomplir les tâches.
Cela peut être attribué en partie à la façon dont la gestion de projet et le travail en équipe ont évolué au fil des ans. Le travail à distance devenant de plus en plus courant, les petites et grandes équipes sont souvent amenées à travailler avec des membres situés dans des lieux différents et, bien souvent, dans des fuseaux horaires différents. Par conséquent, les managers doivent déléguer et contrôler les tâches avec la plus grande efficacité pour garantir la réussite du projet. Et cela ne peut être réalisé que par une collaboration efficace et une bonne planification de projet.
Planification de projet : Comment préparer un projet pour le succès
Avant tout, chaque projet doit avoir un objectif final clair et concis.
L'une des principales causes de l'inefficacité des projets est le manque de direction. Les projets sans direction sont souvent dus à des objectifs de projet peu clairs. C'est pourquoi, lors de la planification des projets, les chefs de projet doivent examiner attentivement ce qu'ils veulent réaliser et comment ils comptent y parvenir . Ils peuvent le faire en répondant aux questions suivantes :
- Comment puis-je construire un chemin à long terme qui nous aidera à atteindre nos objectifs ?
- Comment puis-je inclure les membres de mon équipe dans le processus de planification ?
- Quels sont les principaux catalyseurs et inhibiteurs de l'efficacité des projets ?
Il en ressort que la réussite d'un projet dépend de trois éléments principaux : la stratégie, le travail d'équipe et la productivité. Voici comment vous pouvez optimiser la planification de vos projets de manière à renforcer votre stratégie, à améliorer la collaboration et à accroître l'efficacité de votre équipe.
Développer un plan stratégique qui assure le succès
Un plan d'action vous aide, vous et les membres de votre équipe, à travailler efficacement. De plus, avec une stratégie solide en place, vos travailleurs et les parties prenantes sont plus susceptibles de soutenir vos décisions et vos demandes tout au long du projet.
Le type de stratégie que vous mettez en œuvre dépend largement de votre style de gestion, ainsi que des besoins et des critères de votre projet. Certains projets fonctionnent bien avec l'approche Waterfall, où les tâches sont accomplies de manière linéaire, obligeant les équipes à terminer une mission avant de passer à la suivante. Mais dans les environnements plus rapides, la méthode Agile est devenue la norme, car elle permet une livraison rapide.
En définitive, il n'y a pas de bonne ou de mauvaise façon de gérer un projet. Si la méthode Waterfall est passée de mode ces dernières années, elle présente néanmoins des avantages.
- La planification stratégique est plus facile puisque les clients et les parties prenantes s'accordent sur le résultat du projet avant le début des travaux.
- L'avancement de votre projet peut être facilement mesuré puisque la portée complète a été déterminée au préalable.
- La marge d'erreur est plus faible puisque les membres de l'équipe collaborent sur l'ensemble du projet en même temps, plutôt que sur des morceaux individuels.
D'autre part, Agile est idéal pour les projets sensibles au facteur temps. En outre, les projets Agile sont plus malléables, ce qui signifie que le champ d'application peut être modifié à n'importe quel moment du projet sans que cela n'ait de graves répercussions sur l'avancement et l'efficacité de la tâche.
Une fois que vous avez une idée générale de la manière dont vous voulez aborder votre projet, il est temps de mettre au point une stratégie en créant un plan de projet. Essentiellement le cadre de votre stratégie de projet, le plan de projet est un document qui énumère tous les événements qui doivent avoir lieu pour que vous puissiez atteindre tous vos buts et objectifs. C'est également là que vous fixerez vos échéances et vos jalons, et que vous définirez les ressources nécessaires à la réalisation de votre projet.
En d'autres termes, votre plan de projet est un résumé de tout ce dont vous avez besoin pour exécuter votre projet. En voici quelques éléments clés :
- Une liste détaillée de toutes les tâches et activités à accomplir pour garantir la réussite du projet, y compris une estimation du nombre d'heures et des ressources nécessaires pour accomplir toutes les tâches du projet.
- Des instructions de communication indiquant les personnes qui doivent être informées de l'avancement du projet et comment elles doivent être contactées.
- Une liste des risques anticipés, ainsi que des solutions aux problèmes prévisibles qui pourraient survenir.
En incluant ces éléments dans votre plan de projet, vous et les membres de votre équipe aurez une meilleure idée de qui est impliqué dans quelles tâches, ainsi que des procédures à suivre pour respecter les jalons et mener à bien vos projets.
Optimiser la collaboration sur les projets
En tant que chef de projet, vous êtes censé connaître les forces et les faiblesses des membres de votre équipe. De cette façon, vous pouvez leur confier des tâches qui relèvent de leurs domaines d'expertise. Pour cette raison, il est recommandé d'inclure vos équipes dans la phase de planification du projet. Après tout, ce sont eux qui possèdent les connaissances pratiques et l'expérience concrète nécessaires pour accomplir les tâches.
Heureusement, la collaboration avec votre équipe ne nécessite pas de réinventer la roue. Il suffit d'organiser des réunions de planification où vous discutez de vos buts et objectifs, puis de déléguer les tâches aux membres de l'équipe appropriés.
Passer à une solution numérique de gestion de projet
Grâce aux progrès de la technologie de gestion de projet, la planification et le lancement de grands projets n'ont jamais été aussi faciles. Au lieu de se connecter constamment avec les membres de l'équipe par e-mail, outils de gestion numérique comme les tableaux Kanban et les diagrammes de Gantt facilite l'attribution des tâches et le suivi des progrès, en particulier dans les projets où les équipes sont dispersées sur différents sites.
De plus, ces outils permettent aux membres de l'équipe et aux chefs de projet de faire le point sur l'avancement des travaux en temps réel. Cela signifie que les chefs de projet peuvent s'adapter et aider à résoudre les problèmes plus rapidement, ce qui évite que des revers inattendus n'affectent le calendrier du projet.
La planification d'un projet parfait n'existe pas. Dans la plupart des cas, il y aura des défis à relever en cours de route. Mais la création d'un plan de projet solide qui définit vos ressources, vos objectifs et vos attentes permet de surmonter plus facilement ces problèmes, surtout si vous travaillez avec une équipe qui collabore efficacement. Et lorsqu'il est associé à un logiciel de gestion de projet, un plan de projet cohérent et gérable réduira les inefficacités et ajoutera de la transparence à votre projet, quelle que soit sa taille.
