Demandez à un chef de projet quelle phase de planification de la gestion de projet dans le cycle de vie du projet est la plus importante, et il pourrait répondre quelque chose comme "la phase dans laquelle se trouve mon projet en ce moment". Ce ne serait pas une mauvaise réponse - après tout, une défaillance dans l'une des cinq phases peut mettre un projet sur la voie de l'échec, et des défis critiques peuvent survenir à tout moment, de la conception à la clôture.
Bien que chaque phase soit importante, la phase de planification est généralement le moment où un chef de projet a la meilleure opportunité de façonner l'avenir du projet. C'est également la phase au cours de laquelle le chef de projet effectue la majeure partie de son travail pratique.
Une phase de planification réussie de la gestion de projet est presque invisible après coup, car l'équipe de projet continue à travailler selon le calendrier, le budget et les autres plans que le gestionnaire de projet a élaborés. Les erreurs commises lors de la phase de planification de la gestion de projet , par contre, ont tendance à être très visibles et peuvent nuire à la réputation du GP. En gardant ces points à l'esprit, jetons un coup d'œil à quelques meilleures pratiques qui peuvent aider tout chef de projet à passer la phase de planification et à positionner le projet pour le succès.
Faites participer votre équipe
Les chefs de projet passent des années à apprendre comment créer des plans de projet et allouer efficacement les ressources de l'équipe. Lorsque le moment est venu de mettre en pratique toute cette formation, vous pourriez être tenté de faire tout le travail vous-même et de simplement informer le reste de l'équipe lorsque vous avez tracé la route. Cependant, faire votre travail en vase clos peut vous priver de précieuses informations que vous auriez pu obtenir de vos autres parties prenantes. Ces dernières années, de plus en plus d'organisations ont adopté l'approche ascendante pour la planification de projet , dans laquelle les membres de l'équipe aident à déterminer l'affectation des tâches, les estimations de durée et d'autres aspects du plan de projet. Ce type d'approche collaborative peut vous soulager d'une partie du poids qui pèse sur vos épaules et faire participer votre équipe dès le début.
Fixez des objectifs S.M.A.R.T.
Fixer des objectifs pour votre équipe est l'essence même de la phase de planification de la gestion de projet . Si vous n'utilisez pas déjà un cadre formel pour fixer et évaluer les objectifs d'un projet, envisagez d'utiliser l'approche S.M.A.R.T. pour votre prochain projet. Cette méthodologie est destinée à aider les chefs de projet à s'assurer que chaque objectif de l'équipe répond à cinq critères importants :
- Spécifique
- Mesurable
- Réalisable
- Pertinent
- Time Bound
De nombreux chefs de projet qui ont adopté le cadre S.M.A.R.T. ont constaté qu'il les aide à créer des objectifs plus significatifs et plus étroitement alignés sur la stratégie globale de leur organisation.
N'ignorez pas les risques
Les projets d'entreprise impliquent un grand nombre de personnes et de grandes sommes d'argent. Les récompenses sont plus importantes lorsque les choses se passent bien, mais les conséquences sont plus graves lorsque quelque chose va mal. Il n'est donc pas étonnant que la gestion des risques soit devenue une partie essentielle de la planification de la gestion de projet aujourd'hui.
En tant que chef de projet, vous devez commencer le processus de gestion des risques avant même que votre équipe ne commence à travailler. En intégrant dès le départ des activités de gestion des risques dans votre planification de la gestion de projet , vous vous assurez que chaque partie prenante comprend les défis potentiels qui pourraient survenir, et vous augmentez les chances de pouvoir identifier et atténuer les problèmes avant qu'ils ne menacent votre calendrier et votre budget.
