Si le chaos de l'espace de travail empêche votre équipe d'atteindre ses objectifs et que vous cherchez un moyen de planifier et de gérer votre équipe en utilisant moins de temps et d'énergie, la simplicité rationalisée d'un diagramme de Gantt peut être la réponse pour vous. Jetons un coup d'œil aux moyens de base que vous pouvez utiliser pour commencer à gérer les informations et aider vos projets à se dérouler plus facilement.
La première étape est, bien sûr, la planification.
Start by outlining project goals and deliverables. Those deliverables can then be broken down into a hierarchy of activities—that’s where a Gantt chart comes in. By breaking them
up into smaller, more manageable tasks, you’re allowing your team to have a clear picture of what the end result should look like and how to get there, together.
Le regroupement de vos tâches dans un seul diagramme de Gantt permet d'avoir une vue d'ensemble de la situation (ce qui est très pratique pour vous, en tant que gestionnaire de projet ou de programme), ainsi qu'une liste claire de chaque tâche que les membres de votre équipe doivent accomplir. Tout le monde sait ce qui se passe à tout moment, ce qui est crucial pour garder les choses organisées et calmes.
Ensuite, il est temps de sortir des sentiers battus en matière d'outils de communication.
Les e-mails et les appels téléphoniques ont longtemps été les piliers de la communication dans l'espace de travail, mais prenez un peu de recul, et vous vous rendrez compte qu'ils ne sont pas vraiment les outils les plus efficaces et les plus propices à la collaboration. À quand remonte la dernière fois où vous avez laissé un collègue de travail lire votre boîte de réception pour trouver une information dont il avait besoin ? Avez-vous enregistré et partagé certains de vos appels récemment ? Êtes-vous quelqu'un qui peut se souvenir de tous les détails d'un appel téléphonique auquel vous participiez il y a deux semaines ? Avec un peu de chance, vous constaterez en essayant de répondre à ces questions que les communications par e-mail et par téléphone ne sont pas du tout collaboratives, et qu'il peut être difficile de tirer les informations nécessaires d'une conversation qui a eu lieu il y a plusieurs semaines ou d'un fil d'e-mail qui a depuis été enterré sous 200 autres conversations. Cela vous semble familier ? Il est peut-être temps de changer de vitesse.
Enfin, vous devez être capable de gérer la charge de travail de votre équipe.
C'est là que la vue à vol d'oiseau dont j'ai parlé est particulièrement utile. Lorsque quelqu'un est surchargé ou sous-employé, c'est à vous, en tant que chef de projet, de réaffecter et de réorganiser. Pour ce faire, vous devez avoir une visibilité sur la charge de travail de chacun. Un diagramme de Gantt peut vous donner cette visibilité.
Bien que ces conseils soient un excellent point de départ, il y a plus à découvrir sur la meilleure façon de gérer une équipe collaborative (surtout si c'est votre première fois dans un rôle de chef de projet). Consultez le livre blanc, How to Work Smarter, Not Harder, pour en savoir plus sur la façon dont vous pouvez vaincre le chaos au travail, et laissez un commentaire pour nous dire ce qui fonctionne pour vous.
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Contributeur de contenu : Rositsa Gencheva
