Bien qu'il ne s'agisse pas de l'élément le plus chronophage du travail d'un chef de projet, l'élaboration des plans de projet est généralement considérée comme la plus importante. Un bon plan permet de lancer un projet du bon pied et peut conduire les équipes de projet au succès dans les conditions les plus difficiles. Un plan mal construit, en revanche, peut faire dérailler un projet, même simple, et créer des problèmes pour toutes les personnes concernées.
Si vous êtes nouveau dans le monde de la gestion de projet, suivre quelques étapes simples peut vous aider à créer un plan de projet réalisable à chaque fois. Même si vous êtes un professionnel chevronné du PM, cela ne fait jamais de mal de revenir aux bases et de revoir les tâches essentielles à la création d'un plan de projet qui fonctionne vraiment.
Comprendre l'énoncé des travaux
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Dans certains cas, un gestionnaire de projet est chargé d'élaborer un document de portée ou un énoncé des travaux - un document qui décrit (en termes généraux) l'objectif du projet et nomme les parties responsables - et dans d'autres cas, l'énoncé des travaux est déjà terminé lorsque le GP prend en charge le projet. Dans un cas comme dans l'autre, le gestionnaire de projet doit commencer par s'assurer que la documentation relative à la portée du projet est exempte de contradictions ou d'ambiguïtés qui pourraient entraîner des ordres de modification en cours de route. L'énoncé des travaux servira de base au plan de projet. Le gestionnaire de projet doit donc toujours demander des éclaircissements sur toute déclaration pouvant prêter à confusion avant de poursuivre.
Break It Down
Une fois que l'énoncé des travaux est en bonne forme, la prochaine étape clé de la planification du projet consiste à créer une structure de répartition du travail (SRT) qui fournit une liste détaillée des produits livrables du projet. Dans la mesure du possible, un GP doit prévoir une réunion de lancement avec les parties prenantes du projet pour confirmer que la liste des tâches dans la répartition du travail est complète et permettra d'atteindre les objectifs du projet.
Identifier les risques
Un chef de projet ne peut jamais supposer que tout se passera bien. Une compétence essentielle dans la gestion de projet est d'être capable d'identifier les types de problèmes qui pourraient interférer avec le travail de l'équipe de projet. Selon l'industrie et la nature du projet, les risques peuvent provenir d'un manque de disponibilité des ressources, de défis de conception inattendus ou d'une variété d'autres sources. Une fois les risques compris, le GP doit élaborer des plans pour réduire la probabilité qu'un problème survienne, ainsi que des plans spécifiques pour traiter les problèmes qui surviennent.
Construisez-le
Il est important d'avoir des plans qui incluent tous les éléments du projet afin qu'il n'y ait pas de surprises en cours de route. Votre plan doit inclure les produits à livrer, les dépendances, les jalons, les calendriers, les budgets, le tout en fonction des ressources disponibles afin que votre équipe soit correctement utilisée.
Utilisez le bon outil de planification
Lorsqu'il est temps de créer le plan de projet proprement dit, sur la base de l'énoncé des travaux, de la structure de répartition du travail, de l'évaluation des risques et de l'alimentation du plan de projet, les gestionnaires de projet doivent s'assurer qu'ils utilisent les bons outils pour ce travail. Un logiciel de gestion de projet comme Planview AdaptiveWork facilite l'élaboration de plans de projet détaillés et le partage des plans avec les parties prenantes internes et externes. Planview AdaptiveWork comprend également des outils de collaboration innovants qui permettent aux membres de l'équipe de projet de partager leurs idées ou leurs préoccupations concernant le plan du projet et de rester informés de toute modification du plan qui pourrait survenir en cours de route.
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