Die Ausrichtung von Projekt- und Portfoliozielen an den allgemeinen Unternehmenszielen mag wie eine Selbstverständlichkeit erscheinen. Es ist fast schon selbstverständlich, dass die Projekte, in die Sie investieren, Ihre allgemeinen Ziele unterstützen. Aber nicht alle Projekte sind gleich, und manchmal sind die besten Pläne selbstzerstörerisch. Um einen Plan zu erstellen, der die Unternehmensziele wirklich berücksichtigt und den Stakeholdern die Gewissheit gibt, dass die Projekte, in die Sie Ihre Ressourcen stecken, zu diesem Zeitpunkt die besten sind, müssen Sie die Projekte vollständig prüfen und auf der Grundlage der gewünschten Ergebnisse Prioritäten setzen. Denn seien wir ehrlich, es gibt immer einen Überschuss an Anfragen und einen Mangel an Ressourcen. Im Folgenden finden Sie einige Leitprinzipien für die Erstellung eines Portfolio-Plans, der auf Ihre Unternehmensziele abgestimmt ist.
Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie Ihre Projekte mit den Unternehmenszielen in Einklang bringen können, schauen Sie sich unser On-Demand-Webinar "The Road to Alignment" an und entdecken Sie die Geheimnisse, wie Sie Ihr Portfolio auf Kurs bringen.
Bewerten: Identifizieren Sie die Projekte, mit denen Sie beauftragt sind, und bewerten Sie sie. Vielleicht schaffen es nicht alle von ihnen bis zur Ausführungsphase, aber sie können berücksichtigt werden und je nach verfügbaren Kapazitäten und Wichtigkeit des Projekts entweder investiert oder verworfen werden. Denken Sie daran, dass Projekte im Vergleich zu anderen Projekten innerhalb des Portfolios bewertet werden müssen. Nur weil ein Projekt eine gute Idee ist und die Geschäftsziele unterstützt, ist es zu diesem Zeitpunkt vielleicht noch nicht die beste Investition für das Unternehmen. Es könnte andere, wichtigere Projekte geben oder einfach nicht genug Ressourcen, um das Projekt erfolgreich durchzuführen.
Legen Sie die Kriterien fest: Sie müssen die Kriterien für die Auswahl der Projekte festlegen. Mit diesem Verfahren ist es sehr einfach, Projekte von geringerem Wert auszuschließen und die besten Projekte zur Unterstützung Ihrer Ziele zu identifizieren. Wenn Sie sich an die festgelegten Kriterien halten, sind Sie auf dem besten Weg, die größte Wirkung zu erzielen.
Bewerten Sie Ihre Opportunities: Scoring kann helfen, Projekte mit hohem Wert aus einer unvoreingenommenen Perspektive zu identifizieren. Während einige Projekte offensichtlich hohe Priorität haben, sind andere vielleicht nicht so eindeutig. Wenn Sie eine Metrik zur Bewertung Ihrer Anfragen erstellen, können Sie begründen, warum ein Projekt verfolgt wird oder nicht.
Ordnen Sie Ihre Ergebnisse: Überschreiten Sie nicht Ihre Ressourcen. Wenn Sie erst einmal Zeit, Material, Menschen und Geld in die Planung stecken, werden Sie wahrscheinlich keine Projekte mehr annehmen. Seien Sie realistisch und setzen Sie nicht zu viele Ressourcen ein, um Ihr Portfolio zum Scheitern zu bringen. Mit realistischen Zielen und einem klaren Verständnis für die Zwänge können Sie Ihren Erfolg maximieren. Wenn Sie einen Plan innerhalb dieser Grenzen erstellen, können Sie bessere Entscheidungen treffen.
Nachdem Sie den Prozess der Evaluierung, der Festlegung von Kriterien, der Bewertung und der Einstufung der Ergebnisse durchlaufen haben, verfügen Sie möglicherweise immer noch nicht über einen vollständig umsetzbaren Plan. Die Einführung eines Portfolioprozesses in Ihrem Projektmanagementbüro ist kein einfaches Unterfangen und bringt sicherlich einige Herausforderungen mit sich. Halten Sie Ausschau nach frühzeitigen Erkennungszeichen für Hindernisse, damit Sie schnell gegensteuern und Komplikationen entschärfen können, bevor sie sich verschlimmern. Ein Portfolio ist am erfolgreichsten, wenn es so viele vorhersehbare Herausforderungen wie möglich berücksichtigt und übertrifft.
Klarheit, Einigkeit und Engagement sind die größten Herausforderungen selbst für die umfassendsten PMOs. Sie können etwaige Probleme mit der Klarheit bekämpfen, indem Sie so viele Details wie möglich über den Prozess und die Strategie liefern und dabei objektiv bleiben. Denken Sie daran, dass sich dies auch ändern kann, wenn sich das Portfolio weiterentwickelt. Ein weiteres wichtiges, aber schwer zu erreichendes Element der Portfolioausrichtung ist die Einigung. Die Interessenvertreter müssen die Ziele unterstützen und die im Plan festgelegten Ziele verstehen. Die letzte große Herausforderung ist das Engagement, das ebenfalls für eine erfolgreiche Projektdurchführung unerlässlich ist. Die Teammitglieder müssen sich dem Plan verpflichten und auf dem richtigen Weg bleiben, um die größten Erfolgschancen zu haben.
Wenn die Einbeziehung dieser Elemente kein ausreichendes Unterfangen ist, sollten Sie sich vor Augen halten, dass der Plan an Veränderungen angepasst werden muss. Es ist unrealistisch zu glauben, dass sich die Geschäftsausrichtung während des Lebenszyklus des Portfolios nicht ändern wird und der Plan nicht vom Kurs abweicht. Um effektiv zu sein, muss es einen dynamischen Plan geben, der geändert werden kann, wenn es einen guten Grund gibt und die Änderung von allen Beteiligten unterstützt wird.
Wie kann man am besten auf Veränderungen eingehen und einen anpassungsfähigen Plan erstellen? Werfen Sie einen Blick auf unser On-Demand-Webinar "Navigating Alignment: Vorwärtskommen und zwischen den Zeilen bleiben" mit Mark Mullaly, Präsident von InterThink Consulting und Pionier in der Entwicklung von organisatorischen Projektmanagementfähigkeiten. Mullaly zeigt Ihnen, wie Sie Ihr Portfolio auf Kurs halten und auch bei den schwierigsten organisatorischen Problemen auf dem richtigen Weg bleiben.
Sehen Sie sich das On-Demand-Webinar an und halten Sie Ihr Portfolio in der richtigen Richtung.
