Projektplanungs-Software

Projektplanungssoftware: 3 Kritische Fragen zur Auswahl der richtigen Lösung

Der legendäre Schnulzensänger Frank Sinatra hat - zusammen mit Legionen betrunkener Hochzeitsgäste, die sich (leider) für Karaoke-Superstars hielten - den epischen Song "My Way" geschmettert, der die charakteristische Textzeile "regrets, I've had a few; but then again, too few to mention" enthält. Nun, wenn es um die Auswahl von Projektplanungssoftware geht, haben einige Führungskräfte in Unternehmen auf der ganzen Welt mehr als nur ein paar erwähnenswerte Reuegefühle. Sie sind sogar von Gewissensbissen geplagt, weil sich die von ihnen gewählte Lösung als Belastung statt als Vorteil erwiesen hat.

Zum Glück ist diese Misere nicht von Dauer und kann behoben werden. Noch besser ist es, sie von vornherein zu vermeiden - vorausgesetzt allerdings, dass die Entscheidungsträger in der Beurteilungs- und Bewertungsphase ihre Sorgfaltspflicht erfüllen. Hier sind drei kritische Fragen, die helfen, die besten Projektplanungssoftware Lösungen von den Prätendenten zu unterscheiden

1. Trägt die Software für die Projektmanagementplanung zur Produktivität bei?

Während wir die Pandemie überwinden, werden die Unternehmen, die erfolgreich sind und eine Vorreiterrolle spielen, nicht unerbittlich ihre Kosten senken und die Zahl ihrer Mitarbeiter reduzieren. Vielmehr konzentrieren sie sich auf Möglichkeiten, die Zeit jedes Mitarbeiters zu maximieren, damit er so produktiv wie möglich sein kann - unabhängig davon, ob er im Firmenbüro, im Home Office oder zunehmend in einer Mischung aus beidem arbeitet (auch bekannt als hybride Arbeitskräfte). Eine Projektplanungssoftware, die die Produktivität steigert, erfüllt alle folgenden Kriterien:

Verbindet Teams, richtet die Kommunikation aus und verbessert die Zusammenarbeit.
Unterstützt eine Reihe von Arbeitspräferenzen und -stilen, einschließlich Agiles Projektmanagement.
Ermöglicht es den Teams, maßgeschneiderte Prozesse zu entwickeln, um die Leistung und Effizienz zu maximieren, ohne dabei die allgemeinen Standards und die Governance zu beeinträchtigen.
Ersetzt Systeme in der Umgebung, die redundant sind.
Automatisiert sich wiederholende Aufgaben, so dass sich die Mitarbeiter auf die wichtigen Prioritäten konzentrieren können.
Halten Sie externe Interessengruppen (z.B. Kunden, Sponsoren, Lieferanten, Anbieter usw.) während des gesamten Projektlebenszyklus informiert.

2. Sorgt die Software für die Projektmanagementplanung für Transparenz?

Das Wichtigste, was Führungskräfte feststellen müssen, ist nicht nur, ob die Mitarbeiter arbeiten, sondern ob sich diese kollektive Anstrengung auszahlt und in greifbare, relevante und sinnvolle Ergebnisse umsetzt. Der Schlüssel zu dieser Untersuchung ist die Sichtbarkeit. Projektplanungssoftware bietet 360-Grad-Transparenz und schafft eine einzige Wahrheitsquelle, die alles Folgende leistet:

Stellt sicher, dass die Arbeit mit den Prioritäten des Unternehmens übereinstimmt und dass die Ressourcen optimiert werden.
Verbindet Leistungsmetriken mit der Projektausführung.
Erleichtert die Risiko- und Notfallplanung aufgrund bevorstehender oder möglicher Änderungen.
Zentraler Zugriff auf Echtzeitdaten über alle Arbeitsabläufe und für alle Arten von Arbeit.
Integriert mit anderen geschäftskritischen Systemen in der Umgebung (z.B. Finanzwesen, CRM, HRIS), um einen umfassenderen Kontext zu schaffen.
Stellt sicher, dass alle arbeitsbezogenen Daten sichtbar sind und dass alle relevanten externen Interessengruppen Zugriffsrechte erhalten.

3. Trägt die Software für die Projektmanagementplanung zur Anpassungsfähigkeit bei?

Anpassungsfähigkeit war schon vor der Pandemie wichtig. Jetzt aber ist sie grundsätzlich überlebenswichtig. Es war noch nie so wichtig wie heute, sich anzupassen und umzuorientieren, um neue Geschäftsmodelle zu unterstützen, Risiken zu managen und zu mindern und angesichts der sich ständig ändernden Kundenanforderungen einen Mehrwert zu schaffen. Die richtige Projektplanungssoftware fördert die Anpassungsfähigkeit, indem sie Unternehmen in die Lage versetzt:

Bewerten und verfeinern Sie kontinuierlich Strategien und Prioritäten, um neuen Marktanforderungen gerecht zu werden.
Verknüpfen Sie die Ziele mit der Ausführung und helfen Sie den Teams, sich auf die Geschäftsergebnisse zu konzentrieren. Das ist nicht nur wichtig für die Maximierung der Ergebnisse, sondern optimiert auch das Engagement, da die Teammitglieder sehen können, wie ihre Bemühungen zum Gesamterfolg beitragen.
Richten Sie die Arbeit und die Ressourcenzuweisung aufgrund sich ändernder Prioritäten neu aus, aber auf kontrollierte statt chaotische Weise.
Definieren und verfolgen Sie die Leistung und den Fortschritt in Bezug auf relevante Metriken und Leistungsindikatoren.
Führen Sie neue Arbeitsabläufe und Prozesse ein, ohne dass es zu Verzögerungen kommt oder Kosten für Lieferanten anfallen.
Minimieren Sie Redundanzen und erhöhen Sie gleichzeitig die Zuverlässigkeit der Daten und den Zugriff auf die Daten in Echtzeit.

Zusätzliche Ratschläge zur Auswahl der besten Projektplanungssoftware

Bei der Beantwortung der oben genannten kritischen Fragen sollten die Bewerter und Entscheidungsträger auch sicherstellen, dass die Projektplanungssoftwarelösungen auf ihrer Auswahlliste stehen:

Beschleunigen Sie die Time-to-Value mit Tools wie sofort einsatzbereiten Berichten, Dashboards und Vorlagen, die alle an die spezifischen Anforderungen Ihres Teams angepasst werden können.
Unterstützt mehrere Lokalisierungsoptionen wie Währung, Sprache und Zeitzonen.
Bietet robuste Informationssicherheit für ruhende und bewegte Daten und hält sich an relevante Compliance-Standards und -Protokolle (z.B. GDPR, UK G-Cloud, ISO/IEC 27001:2013, SOC 2, SSAE 16, usw.)
Wird von sachkundigen und reaktionsschnellen Experten unterstützt, die die Projektplanungssoftware in- und auswendig kennen.

Projektplanungssoftware kostenlos vs. kostenpflichtig

Ökonomen weisen gerne darauf hin, dass es "so etwas wie ein kostenloses Mittagessen nicht gibt". Nun, auf Unternehmensebene gibt es auch keine kostenlose Projektplanungssoftware. Eine so genannte kostenlose Lösung kann einfach nicht alles leisten, was Unternehmen benötigen. Innerhalb von Wochen, Tagen, Stunden oder möglicherweise sogar Minuten nach der Implementierung werden die Teams statt Klarheit Verwirrung, Konflikte und Chaos erleben - und es wird unmöglich sein, Produktivität, Anpassungsfähigkeit und Transparenz zu fördern.

Steigern Sie die Flexibilität Ihres Unternehmens mit der Projektmanagement-Software von Planview AdaptiveWork

Produkttour

Das Fazit

Ganz gleich, ob es um die Planung eines Softwareprojekts, eines Bauprojekts, eines Marketingprojekts, eines technischen Projekts oder eines anderen Projekts in der Geschäftswelt geht - die Bedeutung einer hervorragenden Projektplanungssoftware darf nicht unterschätzt werden. Wenn Sie sich auf Lösungen konzentrieren, die Produktivität, Transparenz und Anpassungsfähigkeit fördern - und sich von denen fernhalten, die dies nicht tun -, stellen Sie sicher, dass Unternehmen eine Entscheidung treffen, die sich lohnt, anstatt sie zu bedauern.

Nun... ob die Entscheidungsträger ihre weise Entscheidung feiern, indem sie ihre Kollegen mit einer temperamentvollen Interpretation von "My Way" erfreuen, ist eine ganz persönliche Entscheidung - wenn auch vielleicht nicht die beste Idee (zumindest nicht ohne einige Gesangsstunden und reichlich Warnungen).