Es gibt eine Reihe von Dingen, die Projektmanagement schwieriger, riskanter und (viel) stressiger machen, als es sein müsste. Ich habe eine gedankliche Liste von Dingen, auf die ich gut und gerne verzichten könnte. Zweifellos haben Sie auch eine. Die Chancen stehen gut, dass unsere Listen auffallend ähnlich sind.
Es gibt jedoch etwas da draußen, das ärgerlicher, unerträglicher und bedrohlicher für den gesunden Menschenverstand von Projektmanagern ist als alles andere, und projektmanager Erfolg.
Diese Sache ist gefährlicher als der Versuch, Projektmitarbeiter mit einem jähzornigen Vorgesetzten zu teilen, der nicht gut mit anderen zusammenarbeiten kann.
Es gibt nichts Beängstigenderes, als wenn ein Projektsponsor Ihnen um 5:30 Uhr morgens eine E-Mail schickt und das Gespräch mit den Worten beginnt: "Ich hatte gerade diesen unglaublich lebhaften Traum, in dem ich mir vorgestellt habe, was wir mit dem Projekt anfangen sollten..."
Das ist noch unerträglicher, als wenn man Ihnen sagt, dass Ihre robuste Online-Projektmanagementsoftware nur aus E-Mail, Tabellenkalkulationen und dem Whiteboard im Konferenzraum besteht (stellen Sie nur sicher, dass Sie es danach wieder löschen).
Was ist also diese schreckliche Sache?
Ich warte, bis Sie alle Kinder aus dem Zimmer entfernt haben. Am besten bitten Sie jeden, der ein schwaches Herz hat, ebenfalls zu gehen.
Jetzt geht's los: Es hält sich hartnäckig der Glaube, dass Projektplanung ein Schritt des Projektmanagements ist. Ich und jeder Projektmanager, der den Schaden erlebt hat, der durch diesen verrückten Mythos verursacht wurde, versichere Ihnen, dass dies NICHT der Fall ist.
Das heißt, die Projektplanung ist kein Schritt, der nach der "Projektinitiierung" oder der "Zusammenstellung des Projektteams" oder etwas anderem kommt. Es ist kein linearer Halt auf der Achterbahn des Projektmanagements. Und warum? Es gibt zwei Gründe, die so wertvoll sind, dass sie Affirmationen sein sollten, die Sie jeden Morgen und abends vor dem Schlafengehen begrüßen:
1. Ein glaubwürdiges Maß an Projektplanung muss stattfinden, BEVOR das Projekt überhaupt beginnt, sich Projekt zu nennen.
Und mit "glaubwürdig" meine ich, dass die wichtigsten Interessengruppen sich darum bemühen müssen, dass das Projekt existieren muss, dass es eine gute Chance hat, zu überleben, wenn es existiert, und dass es Unterstützungssysteme gibt, um die Gewinne (d. h. das Produkt des Projekts) am Leben zu erhalten, wenn es nicht mehr existiert.
Wenn dieses glaubwürdige Maß an Planung nicht geleistet wird, bevor das Projekt die ersten Schritte unternimmt (d.h. Teamzusammenstellung usw.), dann kann das schwerwiegende Folgen haben und ist es oft auch. Es ist wesentlich besser - sprich: billiger, einfacher, sicherer und glücklicher - diese erste Planung in der frühestmöglichen Phase durchzuführen, als zu versuchen, sie in ein bestehendes Projekt einzubauen.
Natürlich verfügen Sie nicht über die Details, die Sie benötigen, um einen soliden Projektplan zu entwickeln - und das ist auch nicht Ihre Aufgabe. Vielmehr haben Sie ein Gefühl für die "vier Ecken" des Projekts. Sobald Sie ein allgemeines Gefühl dafür haben, wo sie sich befinden (und dass es vier Ecken gibt), können Sie mit Ihren geliebten Projektmanagement-Schritten beginnen.
2. Die Projektplanung muss WÄHREND des gesamten Projekts stattfinden.
Auch hier kehren wir zu dem Irrglauben zurück, dass die Projektplanung ein Schritt ist. Diese Idee ist ordentlich, aufgeräumt und es macht Spaß, einen großen, dicken roten Strich zu nehmen und ein riesiges "X" durch die Worte "Projektmanagementplan" auf einer To-Do-Liste zu setzen. Leider ist die Realität nicht so bequem. Zumindest nicht im Projektmanagement.
Vielmehr ist die Planung eine fortlaufende Verpflichtung, die in das gesamte Projekt integriert werden muss. Die Dinge ändern sich. Es ergeben sich Chancen. Das gilt auch für Risiken. Projekte, die im Rahmen des Umfangs, des Budgets und des Zeitplans überleben (d.h. weniger als 10% von ihnen!), sind flexibel genug, um auf unvermeidliche Änderungen zu reagieren. Wenn Sie glauben, dass die Projektplanung "erledigt" ist und irgendwo in einer Akte oder einem Notizbuch liegt, werden Sie nicht in der Lage sein, Anpassungen vorzunehmen - denn dann sind Sie in Ihrem Plan gefangen.
Nach diesen beiden Punkten wollen wir nun ein neues Missverständnis vermeiden: dass Sie keinen umfassenden Projektplan benötigen. Ja, natürlich ist das erforderlich. Der Ratschlag hier lautet also nicht, einen Projektplan abzuschaffen. Es geht darum, dass die Projektplanung als Konzept und als Aktivität nicht in einen "Schritt" gepresst werden kann. Sie sind wohl erst dann mit der Planung fertig, wenn das Projekt zu Ende ist (und wie bei manchen Horrorfilmen müssen Sie sich wirklich vergewissern, dass es zu Ende ist, bevor Sie annehmen, dass es zu Ende ist...).
Wenn Sie also das nächste Mal auf eine hübsche, ordentliche Projektmethodik stoßen, in der angedeutet oder manchmal sogar behauptet wird, dass die Projektplanung ein Schritt ist, der irgendwo nach der Projektinitiierung und vor dem Projektabschluss kommt, atmen Sie tief durch, drücken Sie Ihren Stressball zusammen und erinnern Sie sich an die oben genannte, hart erarbeitete Weisheit: Ja, die Projektplanung ist ein entscheidender Teil eines Projekts. Ja, es gibt etwas Greifbares, nämlich einen Projektplan, der in Ihre Projektmanagement-Software eingegeben wird. Aber Projektplanung ist kein Schritt, und Sie sind nie fertig.
(Und wenn Sie schon proaktiv sind, ist es vielleicht an der Zeit, mehr Stressbälle zu bestellen).
