Wenn Sie das Projektmanagement auf das Wesentliche reduzieren, haben alle Projektmanager dasselbe Ziel: Die Dinge mit den ihnen zur Verfügung stehenden Ressourcen zu erledigen. Unabhängig davon, ob Sie ein zufälliger Projektmanager sind, der mit der Überwachung verschiedener Vorgänge betraut ist, oder ein professioneller Projektmanager, der für mehrere Teams auf der ganzen Welt verantwortlich ist, ist es Ihre Aufgabe, dafür zu sorgen, dass die Aufgaben rechtzeitig erledigt werden.
Jedes Projekt ist anders, und Strategien, die für den zufälligen Projektmanager in einem kleinen Unternehmen funktionieren, sind für Projektmanager, die für globale Konzerne arbeiten, vielleicht nicht so hilfreich. Jedes Projekt hat seine eigenen, einzigartigen Herausforderungen:
- Die Größe des Projekts
- Die Anzahl der beteiligten Teams
- Die Art der Industrie
Eine zentrale Herausforderung, mit der die meisten Projektmanager in allen Branchen konfrontiert sind, ist jedoch die Optimierung der Zusammenarbeit. Mit anderen Worten: Die Teams haben Schwierigkeiten, sich zu koordinieren und zusammenzuarbeiten, um Aufgaben zu erledigen.
Dies ist zum Teil darauf zurückzuführen, dass sich Projektmanagement und Teamarbeit im Laufe der Jahre verändert haben. Da Fernarbeit immer häufiger vorkommt, müssen sowohl große als auch kleine Teams häufig mit Mitgliedern von verschiedenen Standorten und oft auch aus verschiedenen Zeitzonen zusammenarbeiten. Daher müssen Manager Aufgaben mit größtmöglicher Effizienz delegieren und überwachen, um den Projekterfolg zu gewährleisten. Und dies kann nur durch effektive Zusammenarbeit und gute Projektplanung erreicht werden.
Projektplanung: Wie Sie ein Projekt zum Erfolg führen
Zuallererst muss jedes Projekt ein klares und präzises Endziel haben.
Eine der Hauptursachen für die Ineffizienz von Projekten ist der Mangel an Orientierung. Richtungslose Projekte entstehen oft aufgrund unklarer Projektziele. Aus diesem Grund sollten Projektmanager bei der Planung von Projekten sorgfältig überlegen, was sie erreichen wollen und wie sie es erreichen wollen . Sie können dies tun, indem Sie die folgenden Fragen beantworten:
- Wie kann ich einen langfristigen Weg aufbauen, der uns hilft, unsere Ziele zu erreichen?
- Wie kann ich meine Teammitglieder in den Planungsprozess einbeziehen?
- Was sind die wichtigsten Befähiger und Hemmnisse für die Projekteffizienz?
Daraus wird deutlich, dass der Erfolg eines Projekts von drei Hauptkomponenten abhängt: Strategie, Teamarbeit und Produktivität. Hier erfahren Sie, wie Sie Ihre Projektplanung auf eine Weise optimieren können, die Ihre Strategie verbessert, die Zusammenarbeit fördert und die Effizienz Ihres Teams steigert.
Einen strategischen Plan entwickeln, der den Erfolg sichert
Ein Aktionsplan hilft Ihnen und Ihren Teammitgliedern, effizient zu arbeiten. Außerdem ist es mit einer soliden Strategie wahrscheinlicher, dass Ihre Mitarbeiter und Stakeholder Ihre Entscheidungen und Wünsche während des gesamten Projekts unterstützen.
Die Art der Strategie, die Sie anwenden, hängt weitgehend von Ihrem Managementstil sowie von den Anforderungen und Kriterien Ihres Projekts ab. Einige Projekte eignen sich gut für den Wasserfall-Ansatz, bei dem die Aufgaben auf lineare Weise erledigt werden und die Teams eine Aufgabe abschließen müssen, bevor sie zur nächsten übergehen. Aber in schnelleren Umgebungen ist die agile Methode zur Norm geworden, da sie eine schnelle Lieferung ermöglicht.
Letztendlich gibt es keinen richtigen oder falschen Weg, ein Projekt zu verwalten. Obwohl die Wasserfallmethode in den letzten Jahren aus der Mode gekommen ist, hat sie doch ihre Vorteile.
- Die strategische Planung ist einfacher, da sich Kunden und Interessengruppen bereits vor dem ersten Spatenstich über das Projektergebnis einig sind.
- Der Fortschritt Ihres Projekts lässt sich leicht messen, da der gesamte Umfang bereits im Voraus festgelegt wurde.
- Die Fehlertoleranz ist geringer, da die Teammitglieder an dem gesamten Projekt auf einmal zusammenarbeiten und nicht an einzelnen Teilen.
Andererseits ist Agile hervorragend für zeitkritische Projekte geeignet. Außerdem sind agile Projekte flexibler, d.h. der Umfang kann zu jedem Zeitpunkt des Projekts geändert werden, ohne dass der Fortschritt und die Effizienz der Aufgabe stark beeinträchtigt werden.
Sobald Sie eine allgemeine Vorstellung davon haben, wie Sie Ihr Projekt angehen wollen, ist es an der Zeit, eine Strategie auszuarbeiten, indem Sie einen Projektplan erstellen. Der Projektplan ist im Wesentlichen der Rahmen Ihrer Projektstrategie. Er ist ein Dokument, das alle Ereignisse auflistet, die stattfinden müssen, damit Sie alle Ihre Ziele erreichen. Hier legen Sie auch Ihre Fristen und Meilensteine fest und bestimmen die Ressourcen, die Sie für die Durchführung Ihres Projekts benötigen.
Mit anderen Worten: Ihr Projektplan ist eine Zusammenfassung all dessen, was Sie zur Durchführung Ihres Projekts benötigen. Einige Schlüsselelemente des Programms sind:
- Eine detaillierte Liste aller Aufgaben und Aktivitäten, die zu erfüllen sind, um einen erfolgreichen Projektabschluss zu gewährleisten, einschließlich einer geschätzten Summe von Stunden und Ressourcen, die für die Erfüllung aller Aufgaben innerhalb des Projekts benötigt werden.
- Kommunikationsanweisungen, die angeben, wer über den Projektfortschritt informiert werden soll und wie diese Personen kontaktiert werden sollen.
- Eine Liste der zu erwartenden Risiken sowie Lösungen für alle vorhersehbaren Probleme, die auftreten können.
Wenn Sie diese Komponenten in Ihren Projektplan aufnehmen, haben Sie und Ihre Teammitglieder eine bessere Vorstellung davon, wer an welchen Aufgaben beteiligt ist, und welche Verfahren befolgt werden müssen, um Meilensteine zu erreichen und Ihre Projekte erfolgreich abzuschließen.
Maximierung der Projektzusammenarbeit
Als Projektmanager wird von Ihnen erwartet, dass Sie die Stärken und Schwächen Ihrer Teammitglieder kennen. Auf diese Weise können Sie ihnen Aufgaben zuweisen, die in ihr Fachgebiet fallen. Aus diesem Grund ist es empfehlenswert, Ihre Teams bereits in der Planungsphase des Projekts einzubeziehen. Schließlich sind sie diejenigen, die über das praktische Wissen und die praktische Erfahrung verfügen, die für die Erfüllung der Aufgaben erforderlich sind.
Glücklicherweise müssen Sie bei der Zusammenarbeit mit Ihrem Team das Rad nicht neu erfinden. Halten Sie einfach Planungsbesprechungen ab, in denen Sie Ihre Ziele besprechen und dann Aufgaben an die entsprechenden Teammitglieder delegieren.
Umstellung auf eine digitale Projektmanagement-Lösung
Dank der Fortschritte in der Projektmanagementtechnologie war es noch nie so einfach, große Projekte zu planen und auf den Weg zu bringen. Anstatt ständig per E-Mail mit den Teammitgliedern in Kontakt zu treten, erleichtert digitale Management-Tools wie Kanban-Boards und Gantt-Diagramme die Zuweisung von Aufgaben und die Verfolgung des Fortschritts, insbesondere bei Projekten, bei denen die Teams über verschiedene Standorte verstreut sind.
Darüber hinaus ermöglichen es diese Tools den Teammitgliedern und Projektmanagern, den Fortschritt in Echtzeit zu melden. Das bedeutet, dass die Projektmanager sich anpassen und Probleme schneller lösen können, um zu verhindern, dass unerwartete Rückschläge den Zeitplan des Projekts beeinträchtigen.
Es gibt keine perfekte Planung eines Projekts. In den meisten Fällen wird es auf dem Weg dorthin Herausforderungen geben. Aber mit einem soliden Projektplan, der Ihre Ressourcen, Ziele und Erwartungen festlegt, lassen sich diese Probleme leichter überwinden - vor allem, wenn Sie mit einem Team arbeiten, das effektiv zusammenarbeitet. Und in Verbindung mit einer Projektmanagement-Software reduziert ein konsistenter und überschaubarer Projektplan Ineffizienzen und sorgt für mehr Transparenz in Ihrem Projekt, unabhängig von dessen Größe.
