Fragen Sie einen Projektmanager, welche Projektmanagement-Planungsphase im Projektlebenszyklus am wichtigsten ist, und er wird vielleicht etwas sagen wie "die Phase, in der sich mein Projekt gerade befindet". Das wäre keine schlechte Antwort - schließlich kann eine Panne in einer der fünf Phasen ein Projekt zum Scheitern bringen, und kritische Herausforderungen können an jedem Punkt vom Beginn bis zum Abschluss auftreten.
Zwar ist jede Phase wichtig, aber die Planungsphase ist in der Regel die Zeit, in der ein Projektmanager die beste Gelegenheit hat, die Zukunft des Projekts zu gestalten. Es ist auch die Phase, in der der Projektmanager den größten Teil seiner praktischen Arbeit leistet.
Eine erfolgreiche Projektmanagement-Planungsphase ist im Nachhinein fast unsichtbar, da das Projektteam nach dem Zeitplan, dem Budget und anderen Plänen arbeitet, die der Projektmanager entwickelt hat. Fehler in der Projektmanagement-Planungsphase sind dagegen meist sehr auffällig und können den Ruf des Projektmanagers schädigen. Mit diesen Punkten im Hinterkopf sollten wir uns einige bewährte Verfahren ansehen, die jedem Projektmanager helfen können, die Planungsphase zu überstehen und das Projekt zum Erfolg zu führen.
Beziehen Sie Ihr Team mit ein
Projektmanager verbringen Jahre damit, zu lernen, wie man Projektpläne erstellt und Teamressourcen effektiv einsetzt. Wenn es an der Zeit ist, all das Gelernte in die Tat umzusetzen, könnten Sie versucht sein, die ganze Arbeit selbst zu machen und den Rest des Teams einfach wissen zu lassen, wann Sie den Kurs festgelegt haben. Wenn Sie Ihre Arbeit jedoch im luftleeren Raum erledigen, können Ihnen wertvolle Erkenntnisse entgehen, die Sie von Ihren anderen Stakeholdern erhalten hätten. In den letzten Jahren sind immer mehr Organisationen zum Bottom-up-Ansatz zur Projektplanung übergegangen, bei dem die Teammitglieder bei der Festlegung von Aufgabenzuweisungen, Dauerschätzungen und anderen Aspekten des Projektplans helfen. Diese Art der Zusammenarbeit kann Ihnen eine gewisse Last von den Schultern nehmen und Ihr Team von Anfang an einbinden.
S.M.A.R.T.-Ziele setzen
Die Festlegung von Zielen für Ihr Team ist der Kern der Projektmanagement-Planungsphase. Wenn Sie nicht bereits einen formellen Rahmen für die Festlegung und Bewertung von Projektzielen verwenden, sollten Sie den S.M.A.R.T.-Ansatz für Ihr nächstes Projekt in Betracht ziehen. Diese Methodik soll Projektmanagern dabei helfen, sicherzustellen, dass jedes Teamziel fünf wichtige Kriterien erfüllt:
- Spezifisch
- Messbar
- Erreichbar
- Relevant
- Zeitgebunden
Viele Projektmanager, die das S.M.A.R.T.-Framework übernommen haben, haben festgestellt, dass es ihnen hilft, Ziele zu schaffen, die sinnvoller sind und besser mit der Gesamtstrategie ihres Unternehmens übereinstimmen.
Ignorieren Sie die Risiken nicht
Bei Unternehmensprojekten geht es um eine große Anzahl von Menschen und große Geldbeträge. Die Belohnungen sind größer, wenn die Dinge gut laufen, aber die Konsequenzen sind schwerwiegender, wenn etwas schief geht. Es ist also kein Wunder, dass das Risikomanagement heute ein wesentlicher Bestandteil der Projektmanagementplanung ist.
Als Projektmanager müssen Sie mit dem Risikomanagementprozess beginnen noch bevor Ihr Team mit der Arbeit beginnt. Wenn Sie von Anfang an Risikomanagement-Aktivitäten in Ihre Projektmanagement-Planung einbeziehen, können Sie sicherstellen, dass alle Beteiligten die potenziellen Herausforderungen verstehen, die auftreten können.
