Wenn das Chaos an Ihrem Arbeitsplatz Ihr Team davon abhält, seine Ziele zu erreichen, und Sie nach einer Möglichkeit suchen, Ihr Team mit weniger Zeit- und Energieaufwand zu planen und zu verwalten, dann könnte die stromlinienförmige Einfachheit eines Gantt-Diagramms die Antwort für Sie sein. Lassen Sie uns einen Blick auf die grundlegenden Möglichkeiten werfen, mit denen Sie beginnen können, Informationen zu verwalten und Ihren Projekten zu einem reibungsloseren Ablauf zu verhelfen.
Die erste Phase ist natürlich die Planung.
Start by outlining project goals and deliverables. Those deliverables can then be broken down into a hierarchy of activities—that’s where a Gantt chart comes in. By breaking them
up into smaller, more manageable tasks, you’re allowing your team to have a clear picture of what the end result should look like and how to get there, together.
Wenn Sie Ihre Aufgaben in einem Gantt-Diagramm zusammenfassen, erhalten Sie einen Überblick aus der Vogelperspektive (was für Sie als Projekt- oder Programmmanager sehr nützlich ist) und eine klare Auflistung der einzelnen Aufgaben, die von Ihren Teammitgliedern erledigt werden müssen. Jeder weiß zu jeder Zeit, was vor sich geht, und das ist entscheidend, um die Dinge zu organisieren und ruhig zu halten.
Als Nächstes ist es an der Zeit, bei den Kommunikationsmitteln über den Tellerrand zu schauen.
E-Mails und Telefonanrufe waren lange Zeit die Säulen der Kommunikation am Arbeitsplatz, aber wenn Sie einen Schritt zurücktreten, werden Sie feststellen, dass sie nicht wirklich die effizientesten und kollaborationsfreundlichsten Werkzeuge sind. Wann haben Sie das letzte Mal einen Mitarbeiter Ihren Posteingang durchsehen lassen, um eine Information zu finden, die er brauchte? Haben Sie in letzter Zeit einige Ihrer Anrufe aufgezeichnet und weitergegeben? Sind Sie jemand, der sich an jedes Detail eines Telefonats erinnern kann, das Sie vor zwei Wochen geführt haben? Wenn Sie versuchen, diese Fragen zu beantworten, werden Sie hoffentlich feststellen, dass E-Mail- und Telefonkommunikation eigentlich überhaupt nicht zusammenarbeiten und dass es schwierig sein kann, aus einem Gespräch, das Wochen zurückliegt, oder einem E-Mail-Thread, der inzwischen unter 200 anderen Gesprächen begraben wurde, die notwendigen Informationen zu gewinnen. Kommt Ihnen das bekannt vor? Es ist vielleicht an der Zeit, einen anderen Gang einzulegen.
Und schließlich müssen Sie in der Lage sein, die Arbeitsbelastung Ihres Teams zu bewältigen.
Hier ist die erwähnte Vogelperspektive besonders nützlich. Wenn jemand über- oder unterbeschäftigt ist, ist es Ihre Aufgabe als Projektmanager, die Aufgaben neu zu verteilen und umzuorganisieren. Um dies zu erreichen, müssen Sie einen Überblick über die Arbeitsbelastung jedes Einzelnen haben. Ein Gantt-Diagramm kann Ihnen diesen Überblick verschaffen.
Diese Tipps sind zwar ein hervorragender Ausgangspunkt, aber es gibt noch mehr darüber zu entdecken, wie man ein kollaboratives Team am besten leitet (insbesondere, wenn Sie zum ersten Mal als Projektmanager tätig sind). Lesen Sie das Whitepaper How to Work Smarter, Not Harder, um mehr darüber zu erfahren, wie Sie das Chaos am Arbeitsplatz besiegen können, und hinterlassen Sie einen Kommentar, in dem Sie uns mitteilen, was bei Ihnen funktioniert.
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Verfasser des Inhalts: Rositsa Gencheva
