How to Write a Project Plan

Abraham Lincoln sagte: "Geben Sie mir sechs Stunden, um einen Baum zu fällen, und ich werde die ersten vier Stunden damit verbringen, die Axt zu schärfen." Und Yogi Berra teilte mit: "Wenn Sie nicht wissen, wohin Sie gehen, werden Sie irgendwo anders landen." Die Moral dieser weisen Erklärungen ist einfach, klar und in der Tat zeitlos: Es ist nie ein Fehler, die erforderliche Zeit, Mühe und andere notwendige Ressourcen in die Planung zu investieren. Im Gegenteil, es ist das Tor zum Erfolg. Und deshalb ist das Erlernen von , wie man einen Projektplan schreibt, vielleicht die wichtigste Fähigkeit, die ein Projektmanager kultivieren kann.

Was sollte in einem Projektplan enthalten sein?

Der erste und wichtigste Punkt, den es zu klären gilt, ist, dass ein Projektplan eine integrierte Sammlung von mehreren Teilplänen ist. Als die Projekt Management Institut weist in seinem Project Management Body of Knowledge (6th Edition), gibt es bei einem typischen Projekt neun Teilpläne, die zusammen den Gesamtprojektplan bilden:

Umfangsmanagement-Plan: Richtlinien, Verfahren und Dokumente, die sich darauf beziehen, wie der Umfang während des Projekts definiert, bestätigt und verwaltet wird.
Zeitplan-Management-Plan : Richtlinien, Verfahren und Dokumente, die sich darauf beziehen, wie der Zeitplan während des gesamten Projekts erstellt, ausgeführt und kontrolliert wird.
Kostenmanagementplan : Richtlinien, Verfahren und Dokumente, die sich darauf beziehen, wie die Kosten während des gesamten Projekts geschätzt, budgetiert, verwaltet, überwacht und kontrolliert werden.
Qualitätsmanagement-Plan : Richtlinien, Verfahren und Dokumente, die sich darauf beziehen, wie Qualität und Compliance während des gesamten Projekts nachgewiesen, verwaltet und bestätigt werden.
Ressourcenmanagementplan : Richtlinien, Verfahren und Dokumente, die sich darauf beziehen, wie die Ressourcen (sowohl Team- als auch Sachressourcen) während des gesamten Projekts geschätzt, beschafft, verwaltet, zugewiesen und kontrolliert werden.
Plan für das Kommunikationsmanagement : Richtlinien, Verfahren und Dokumente, die sich darauf beziehen, wie alle relevanten internen und externen Stakeholder während des Projekts eingebunden werden.
Plan zur Risikoverwaltung : Richtlinien, Verfahren und Dokumente, die sich darauf beziehen, wie Risiken während des gesamten Projekts identifiziert, analysiert, nach Prioritäten geordnet und verwaltet werden.
Managementplan für die Beschaffung : Richtlinien, Verfahren und Dokumente, die sich darauf beziehen, was, wie und wann Waren und Dienstleistungen entweder von der durchführenden Organisation oder von außerhalb des Projekts (externe Quellen) erworben werden.
Plan zur Einbeziehung von Interessengruppen : Richtlinien, Verfahren und Dokumente, die sich darauf beziehen, wie die Stakeholder während des gesamten Projekts auf der Grundlage ihrer Erwartungen und ihres Einflusses einbezogen werden sollen.

Zusätzliche Überlegungen

Wenn Sie unter lernen, wie man einen Projektplan schreibt, sollten Sie zwei wichtige Punkte beachten:

Der erste ist, dass diese neun Teilpläne, aus denen sich der Gesamtprojektplan zusammensetzt, nicht isoliert voneinander existieren. Vielmehr sind sie integriert und ganzheitlich. Bei der Ausarbeitung des Beschaffungsmanagementplans kann der Projektmanager beispielsweise feststellen, dass es sinnvoller ist, ein für das Projekt benötigtes Gerät von einer externen Quelle zu kaufen, anstatt es von einer anderen Abteilung innerhalb des Unternehmens zu leihen, die es derzeit verwendet. Der Kostenmanagementplan kann jedoch eine Richtlinie enthalten, die besagt, dass Ressourcen, die innerhalb der Organisation vorhanden sind, nicht aus externen Quellen beschafft werden können.

In einem solchen Szenario muss der Projektmanager nach seinem professionellen Urteilsvermögen entscheiden, wie er vorgehen will. Sie kann die Angelegenheit an einen Projektleiter oder Sponsor weiterleiten und eine Ausnahme von den Beschaffungsrichtlinien beantragen. Oder sie entscheidet sich dafür, die benötigte Ausrüstung innerhalb des Unternehmens zu leihen, aber den Zeitplan zu erweitern, um der Tatsache Rechnung zu tragen, dass sie nicht sofort verfügbar ist. Letztendlich muss sie, egal für welche Option sie sich entscheidet, die Entscheidung dokumentieren und nachweisen, dass sie auf den besten zu diesem Zeitpunkt verfügbaren Informationen beruhte.

Die zweite Sache, die Sie bedenken sollten, wenn Sie lernen , wie man einen Projektplan schreibt, ist, dass diese neun Teilpläne nicht statisch sind. Sie müssen während des gesamten Projekts aktualisiert werden, entweder nach Bedarf oder zu vordefinierten Zeitpunkten.

Was ist eine Projektplanvorlage?

Projektplanvorlagen helfen Projektmanagern, Zeit und Mühe zu sparen, indem sie einen neuen Plan mit Aufgaben, Meilensteinen, Abhängigkeiten, Ressourcen, Budgets usw. vorbefüllen. Vorlagen können aus einem bestehenden Projekt stammen oder sofort einsatzbereit sein.

Natürlich sind keine zwei Projekte zu 100 Prozent identisch. Projektplanvorlagen sind zwar praktisch, aber sie ersetzen nicht die Notwendigkeit einer soliden, datengestützten Projektplanung. In den Wochen, Monaten oder Jahren, die zwischen einem alten und einem neuen Projekt liegen, können sich beispielsweise die Kosten für die Verfügbarkeit von Ressourcen geändert haben, neue Risiken oder Vorschriften aufgetaucht sein, die Erwartungen der Stakeholder sich verändert haben und so weiter. Auch wenn vorgefertigte Vorlagen sicherlich hilfreich sind, ist ein gewisses Maß an Anpassung immer erforderlich.

Wie schreiben Sie einen Projektplan, der erfolgreich ist und nicht scheitert?

Es gibt keine allgemein gültige Formel für die Erstellung eines Projektplans . Nicht nur verschiedene Organisationen haben unterschiedliche Ansätze, auch innerhalb von Organisationen haben Abteilungen und Teams in der Regel ihre eigenen Präferenzen und Paradigmen. Und da sich diese Abteilungen und Teams ständig verändern, kann es sein, dass eine Methode von , wie man einen Projektplan schreibt , die in der Vergangenheit funktioniert hat, nicht mehr gilt.

Im Allgemeinen gibt es jedoch einige wichtige Bewährte Methoden der Projektplanung die alle Organisationen und Projektmanager übernehmen sollten, darunter:

Wenn es möglich und sinnvoll ist, wählen Sie einen "Bottom-up"-Ansatz, bei dem die Teammitglieder bei der Festlegung der Aufgabenzuweisungen, der Schätzung der Dauer und anderer Aspekte des Projektplans mitwirken.
Setzen Sie S.M.A.R.T.-Ziele für das Team. Dies ist ein Akronym, das sicherstellt, dass die Ziele spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitlich begrenzt sind.
Unterschätzen Sie nicht die entscheidende Bedeutung eines umfassenden Risikomanagementplans! Es mag zwar ein erheblicher Druck bestehen, das Projekt zu starten und voranzukommen, aber die Vernachlässigung der Identifizierung, Analyse, Priorisierung und Dokumentation von Risiken - und, was ebenso wichtig ist, die Sicherstellung, dass alle relevanten Stakeholder sich der Risiken bewusst sind und sie akzeptieren - kann später zu großen Problemen führen. Wie J.R.R. Tolkien warnte: "Es ist nicht gut, einen lebenden Drachen aus Ihren Berechnungen herauszunehmen, wenn Sie in der Nähe eines solchen leben".
Das Recht Portfolio- und Projektverwaltungssoftware ist für eine effektive und effiziente Projektplanung unerlässlich. Suchen Sie nach einer Lösung, die: Cloud-basiert ist, mehrere sofort einsatzbereite Vorlagen für verschiedene Anwendungsfälle bietet (z.B. Kundeneinführung, Marketingkampagne usw.) und verfügt über eine Reihe von Tools für die Zusammenarbeit , mit denen interne und externe Stakeholder sich über den Plan austauschen können und während des Projektverlaufs auf dem Laufenden bleiben.

Das letzte Wort zum Schreiben eines Projektplans

Das Schreiben eines Projektplans ist sowohl eine Wissenschaft als auch eine Kunst. Ersteres, weil es einige grundlegende Überlegungen und bewährte Verfahren gibt. Letzteres, weil kein Projektplan dem anderen gleicht, und je mehr Erfahrung die Projektmanager (und andere am Planungsprozess Beteiligte) sammeln, desto besser und sicherer werden sie.